Canton du Jura

Les listes de travail répertorient automatiquement les dossiers déposés sur le territoire communal en fonction de leur état de traitement. Les trois dernières listes précédées du préfixe SPC (en gras) concernent des dossiers pour lesquels la SPC est l’AC mais où une action de la commune est attendue:

• SPC À publier: la demande peut être mise en publication;
• SPC À répondre: le rapport communal et l’autorisation environnementale sont à envoyer;
• SPC Sous-consultation: pour organiser une sous-consultation au sein des services communaux.

Un exposant en regard de chaque liste indique le nombre de dossiers.

La recherche avancée permet une recherche multi-critères de dossiers. Au minimum un champ doit être renseigné. La liste des résultats est téléchargeable au format Excel.

A noter qu’une recherche rapide est également disponible sur la page d’accueil.

Pour la saisie de la date de réception des deux exemplaires papier complets munis de toutes les signatures nécessaires. Un des exemplaires servira au dépôt public, le second à l’examen technique de l’AC. Par conséquent, si la SPC est l’AC et que le format des plans est supérieur à A3, 1 exemplaire est à envoyer à la SPC.

Une fois la date de réception des plans saisie, un numéro est automatiquement attribué à la demande selon le principe suivant: Année – Numéro séquentiel à 5 chiffres – Procédure applicable (S pour la procédure simplifiée et O pour la procédure ordinaire).

Le bouton «Examen formel» permet de passer à l’étape suivante.

A cette étape, la commune doit s’assurer que le dossier est complet et que les documents déposés sur JURAC sont bien ceux annoncés (par exemple le fichier PDF nommé «plan cadastral» est bien le plan cadastral).

Les colonnes «Auteur du projet» indiquent ce qui a été saisi par l’ADP.

Les différents champs des règles applicables sous la colonne «Commune» doivent être saisis en consultant le RCC et/ou le PS applicable(s), puis validés au bas de la page. Le bouton «Reprise des règles de l’auteur du projet» permet une reprise rapide.

A ce stade, s’il est constaté que le dossier est largement incomplet ou incorrect, il peut être renvoyé au requérant avec le bouton «Dossier incorrect», moyennant justification. L’ADP devra alors repasser par toutes les étapes du “métro” avant de pouvoir renvoyer sont dossier électroniquement à la commune. Les données qu’il aura précédemment saisies sont toutefois sauvegardées.

Si un ou deux documents manquent, une demande de compléments peut être faite.

A noter que, suivant le projet (p.ex. une modification de la topographie ou changement d’affectation sans travaux), le message suivant s’affiche: «Les questions de ce chapitre ne sont pas nécessaires à ce projet. Demeurent réservées d’autres règles du RCC».

Si la commune est l’AC, passer à l’étape suivante avec le bouton «Examen technique communal». Si la SPC est l’AC, choisir «Examen technique SPC» pour transmettre le dossier à celle-ci.

A cette étape, il y a lieu de vérifier la conformité du projet déposé par rapport aux règles et normes en vigueur. Tous les champs sous la colonne «Autorité compétente» doivent être renseignés. Le bouton «Reprise des règles de l’auteur du projet» permet une validation rapide des données Projet mais les pastilles Conforme / Non conforme / Pas concerné doivent toujours être manuellement complétées.

Pour rappel un lien vers le RCC et un éventuel plan spécial est donné dans le bandeau grisé supérieur du chapitre Informations relatives au règlement communal sur les constructions (RCC).

A noter que, suivant le projet (p.ex. une modification de la topographie ou changement d’affectation sans travaux), le message suivant s’affiche: «Les questions de ce chapitre ne sont pas nécessaires à ce projet. Demeurent réservées d’autres règles du RCC».

Le bouton «Préparation consultation communale» permet de passer à l’étape suivante.

En fonction des réponses saisies par l’ADP dans les 4 formulaires principaux et les éventuels formulaires spécifiques, JURAC propose une liste de services à consulter. Cette présélection est visible en cliquant sur le bouton «Afficher services présélectionnés».

A cette étape, il s’agit d’en vérifier la pertinence et, au besoin, de l’ajuster :

• Suppression d’un service: clic sur le symbole «moins» de la colonne Actions;
• Ajouter un service: choix dans les listes déroulantes.

Le délai de réponse est automatiquement calculé, le motif de la consultation et son état s’affichent également.

Le bouton «Consultation communale» permet d’envoyer le dossier aux services sélectionnés et la page Gestion consultation s’affiche.

Cet onglet du menu à gauche contient trois sous-menus :

• Gestion consultation: affiche les services auxquels le dossier a été envoyé;
• Lire les réponses: affiche les réponses des services sélectionnés;
• Services présélectionnés: affiche les services choisis.

Le sous-menu Gestion consultation permet de supprimer un service (symbole «moins», colonne Actions) ou d’en ajouter un nouveau (listes déroulantes).

Il est possible d’attribuer directement le dossier à un collaborateur (utilisateur) précis.

Si un service répond en demandant un délai supplémentaire («Demande de prolongation», colonne «Réponse»), la commune peut lui donner un délai supplémentaire en cliquant sur le symbole «plus» (+), accepter ou non le délai demandé. En cliquant sur «Enregistrer», le dossier est renvoyé au service.

Le bouton «Rédaction décision communale» ou «Rédaction décision SPC» permet de passer à l’étape suivante.

Pour rappel, la commune est toujours l’autorité compétente pour transmettre une demande de publication au JO et procéder à son contrôle. Un dossier peut faire l’objet de plusieurs publications.

Si la commune est l’AC, choisir l’onglet «Publication» du menu à gauche. Si la SPC est l’AC, choisir le sous-menu «SPC A publier» dans les listes de travail. La liste de toutes les publications en cours s’affiche. Le bouton «Créer une publication» de saisir une nouvelle publication.

Pour la procédure simplifiée, le 1^er jour de la publication peut être librement choisi (sauf week-end et jours fériés qui sont automatiquement grisés) dans le datapicker. La commune s’assurera que le délai est correct (attention aux éventuels jours fériés !) et, au besoin, le corrigera.

Pour la procédure ordinaire, le datapicker indique toutes les dates possibles (mercredis sauf fériés ou semaines sans JO). Une fois la durée de la publication saisie (en principe 30 jours sauf zone AIC pour lesquelles le délai est réduit à 15 jours), l’échéance de la publication s’affiche automatiquement et tient compte des éventuels jours fériés.

Le bouton «Reprise des données du dossier» permet de remplir automatiquement les différents champs de l'avis de construction. Ceux-ci sont toutefois éditables (p.ex. pour compléter le descriptif du projet). Choisir ensuite le bouton «Publier et envoyer au JO».

Dans le tableau des publications, deux symboles peuvent apparaître dans les colonnes Publication et Contrôle :

• le symbole «crayon» indique que la publication doit être créée ou contrôlée;
• le symbole «œil» indique que l’action a été réalisée.

Un clic sur le symbole «corbeille» (colonne Actions) permet de supprimer une publication.

Attention, l’imprimeur du JO doit en être averti par téléphone.

Choisir l’onglet «Accès aux documents» dans le menu de gauche. Choisir le(s) document(s) puis le bouton «Valider la sélection». Un pop-up apparaît, choisir «Notifier l’ADP». Celui-ci est automatiquement notifié par e-mail et invité à se connecter à l’application.

Sélectionner l’onglet «Demande de compléments» dans le menu de gauche. Celui-ci comprend 2 sous-menus:

• Liste de toutes les demandes: affiche les éventuelles demandes effectuées les autres intervenants;
• Gestion de mes demandes: affiche toutes mes précédentes demandes et permet d’une créer de nouvelles.

Pour créer une nouvelle demande, choisir «Gestion de mes demandes» puis «Ajouter une demande de compléments». Pour que l’ADP soit notifié par courriel de la demande, l’état de celle-ci doit être «en cours». Choisir/cocher le(s) document(s) attendu(s) au moyen des rubriques en bas de page puis enregistrer.

L’onglet «Oppositions» dans le menu de gauche permet ces deux opérations.

Pour télécharger une opposition au format PDF, choisir le sous-menu «Liste des oppositions» puis «Nouvelle opposition». Si, avant la fin du dépôt public, l’opposition est retirée, revenir dans cette liste, sélectionner l’opposition concernée puis le symbole «crayon» (colonne Actions). A la rubrique Opposition retirée, sélectionner oui et télécharger le retrait de l’opposition au format PDF.

Pour télécharger dans le dossier le PV d’une séance de conciliation (format PDF), choisir le sous-menu «Liste des séances de conciliation» puis «Nouvelle séance».

Les décisions incidentes sont des décisions rendues par l’AC avant la décision finale (p.ex. début anticipé des travaux, suspension du dossier, demande d’expertise, etc.).

Choisir le menu «Décisions incidentes» dans l’onglet de gauche qui comprend 3 sous-menus :

• Consultation: pour, cas échéant, consulter des services avant de rendre la décision;
• Gestion: pour rendre la décision incidente;
• Rédaction: pour rédiger la décision incidente (ceci peut aussi être fait hors JURAC).

Une fois le résultat de l’éventuelle consultation connu, et la décision rédigée, choisir «Gestion» puis «Créer une décision». Remplir les différents champs et télécharger la décision précédemment créée et enregistrer. Cliquer ensuite un des trois boutons suivants:

• «Enregistrer» pour une décision autre que annulation ou suspension de la demande;
• «Dossier annulé» si le requérant retire sa demande;
• «Dossier suspendu» si le requérant ou l’AC [la commune] demande une suspension de la procédure.

Il faut ensuite rendre le document visible à l’ADP. Pour cela, choisir l’onglet «Accès aux documents» dans le menu de gauche. Cocher les documents liés à la décision qui doivent être rendus visibles à l’ADP (décision, réponse à la consultation, etc.). Le bouton «Valider la sélection» notifie automatiquement l’ADP par mail.

Une fois la consultation terminée, la publication terminée et contrôlée, le dossier peut passer à l’étape de la décision [finale] depuis la page Gestion de la consultation, grâce aux boutons «Rédaction décision communale» ou «Rédaction décision SPC» au bas de la page. our rappel, si la commune est requérante ou propriétaire foncière, elle ne peut s’octroyer le permis et doit transmettre le dossier à la SPC.

Si la décision est communale, la page Gestion de la décision s’affiche et l’ongle «Décision communale» devient visible dans le menu de gauche. Celui-ci comprend 3 sous-menus:

• Gestion : pour statuer (octroi/refus du permis);
• Rédaction : pour rédiger la décision (ceci peut aussi être fait hors JURAC);
• Gestion des émoluments: pour établir la facture.

Astuce: il est conseillé de commencer par la Gestion des émoluments.

Pour la facturation, remplir les différents champs puis choisir le bouton «Facturer» pour valider. Les données sont téléchargeables au format Excel via le lien «Gestion des émoluments et frais» en haut à droite.

Si la SPC est l’AC, cette fonction permet à la commune de transmettre le rapport communal à la fin du dépôt public et son éventuelle autorisation communale environnementale.

Choisir le sous-menu «SPC A publier» dans les listes de travail. Sélectionner le dossier désiré; la page «Répondre à la consultation» s’affiche. Un clic sur le symbole «crayon» (colonne Actions) permet de répondre soit par un simple texte, soit par un document (le PDF doit alors être déposé). «Envoyer réponse» transmet la réponse à la SPC et le dossier disparaît de la liste de travail SPC À répondre.

Permet d’indiquer une référence interne. Les caractères spéciaux sont acceptés mais le nombre total de caractères, espaces compris, est limité à 20.

Seuls l’AC et l’ADP peuvent autoriser l’accès à un dossier à un tiers. Attention ! Cette procédure comprend un certain nombre de contraintes, notamment le fait que le tiers doit être au bénéfice d’un accès authentifié au GV. Le tiers peut uniquement consulter le dossier (lecture seule). Par contre, plusieurs accès peuvent être donnés pour un même dossier.

Choisir l’onglet «Accès au dossier» dans le menu de gauche puis «Créer un accès». Saisir au minimum l’adresse mail du tiers et enregistrer. JURAC enverra un code d’accès au tiers qui devra se connecter à l’application pour le saisir. Le demandeur de l’accès (AC ou ADP) reçoit à son tour un mail lui demandant de valider que le code saisi l’a bien été par la bonne personne. Ensuite, le demandeur de l’accès (AC ou ADP) doit valider que la personne qui a saisi le code est bien celle pour qui il a demandé l’accès. Pour se faire, retourner sous «Accès au dossier» ; un tableau affiche les accès existants ou en attente. Dans la colonne Actions:

• le symbole «Vu» permet de valider l’accès
• le symbole «Stop» permet de refuser l’accès

Par défaut, tous les dossiers à traiter arrivent au « premier niveau » de chaque entité (en principe, pour les communes à son administration communale). Lors de la réception des dossiers papier, un responsable peut être désigné grâce à la fonction «Responsable» accessible dans le menu de gauche. Une liste déroulante affiche tous les collaborateurs de la commune ayant un accès à JURAC.

Le responsable peut être modifié tout au long du processus. Attention, à partir du moment où un dossier a été attribué, il n’apparaît plus dans les listes de travail «premier niveau» de la commune mais dans celles du collaborateur désigné. Il est toutefois toujours possible d’accéder au dossier (p.ex. en cas d’absence du collaborateur) en recherchant le dossier par une recherche avancée.

Le journal des notes est un éditeur de texte simple (sans texte enrichi) qui permet aux utilisateurs (sauf l’ADP et le tiers) d’ajouter une note à un dossier. Chaque note est visible par tous les autres utilisateurs ayant accès au dossier. Seul l’auteur de la note peut la supprimer. Les notes sont classées par date de création descendante (la plus ancienne en tête de liste).

Un clic sur cet onglet affiche la localisation du projet avec le curseur situé par l’ADP.

Affiche un récapitulatif du traitement du dossier par blocs: chronologie, publication(s), consultation(s), oppositions et demande(s) de compléments. Elle est téléchargeable au format PDF (lien en haut à gauche).

A la différence de la synthèse, l’historique affiche tous les changements d’état d’un dossier sur trois colonnes : date du passage à cet état, état, et collaborateur qui un récapitulatif du traitement du dossier par blocs : chronologie, publication(s), consultation(s), oppositions et demande(s) de compléments.

Lors de son examen formel ou de son examen technique, si la commune s’aperçoit que le dossier reçu est largement lacunaire ou incorrect, elle peut le renvoyer à l’ADP grâce au bouton «Dossier incorrect» disponible au bas de ces deux étapes. Un pop-up s’ouvre alors demandant une justification. L’onglet «Justification de retour» affiche le(s) renvoi(s) effectué(s).

Un dossier renvoyé est considéré comme un dossier à élaborer et l’ADP devra repasser par toutes les étapes. Les saisies précédentes sont toutefois sauvegardées.

Ci-dessous, les principales fonctionnalités de l’éditeur de texte:

1. Insertion de phrases du glossaire
2. Insertion d’un en-tête et/ou d’un pied de page
3. Insertion d’une balise
4. Insertion d’une image
5. Liste des images
6. Insertion/édition d’un lien hypertexte
7. Suppression d’un lien hypertexte
8. Insertion d’un caractère spécial
9. Insertion de phrases du glossaire par saisie du code de la phrase

Lors de certaines étapes du processus, un éditeur de texte est disponible pour la rédaction de différents documents (décision incidente, décision finale, etc.). Il offre des fonctionnalités enrichies (gras, italique, style, couleur, etc.), l’ajout de tableau, images, etc. De plus, il est possible d’utiliser le glossaire propre à l’entité et d’utiliser des balises. Ces deux dernières fonctions permettent un gain de temps appréciation notamment pour l’insertion de texte récurrent dans un document (p.ex. des conditions).

Le présent chapitre renseigne sur le glossaire; pour plus d’information sur l’éditeur de texte, voir le chapitre dédié.

Le glossaire permet la création d’éléments de texte prédéfinis qui peuvent être utilisés lors de la rédaction de documents. Il est possible de créer des catégories et d’ajouter des phrases dans chacune. Une phrase est composée des éléments suivants :

• Un titre;
• Un code (utilisable dans l’éditeur);
• Une phrase ou un paragraphe avec ou sans balise(s).

Chaque entité (communes, services, sous-services, SPC) a son propre glossaire. Chaque collaborateur au bénéfice d’un accès JURAC a accès au glossaire de son entité. Par contre, un seul utilisateur par entité a le droit de le modifier.

Un service peut hériter du glossaire (utiliser) de ses sous-services, mais pas l’inverse. Par contre, il ne peut pas le modifier.
Une balise est un élément prédéfini dans l’application qui remplace une donnée du dossier (par exemple. N° du dossier, descriptif, requérant, etc.). Elle est utilisable dans une phrase du glossaire ou directement dans l’éditeur de texte.
Les balises ont été préconfigurées dans JURAC et ne sont donc pas gérables par les utilisateurs.